Od czego zależy ważność uchwały podjętej online
Ważność zależy od trzech rzeczy, w tej kolejności: podstawy prawnej, prawidłowego zwołania i dokumentacji. Poniżej opis ogólny, bo wymagania różnią się między stowarzyszeniem, spółdzielnią, wspólnotą mieszkaniową i spółką. W razie wątpliwości zapytaj prawnika obsługującego organizację.
**Podstawa prawna.** Stowarzyszenie opiera się na statucie, który może przewidywać udział zdalny albo głosowanie korespondencyjne. Spółdzielnia i spółka mają własne przepisy oraz regulaminy, które określają, czy zgromadzenie może odbyć się z użyciem środków komunikacji elektronicznej. We wspólnocie mieszkaniowej uchwały często podejmuje się w trybie indywidualnego zbierania głosów, o czym piszemy w poradniku o uchwale wspólnoty zbieranej indywidualnie.
**Prawidłowe zwołanie.** Zawiadomienie musi dotrzeć do uprawnionych w terminie i formie z regulaminu, z porządkiem obrad i informacją, jak zagłosować. Wybierajmy wysyła zaproszenia z indywidualnym kodem i pokazuje, kto je otrzymał, ale termin i treść zawiadomienia ustala organizacja.
**Dokumentacja.** Przy zaskarżeniu uchwały sąd pyta o fakty. Czy głosujący byli uprawnieni. Czy było kworum. Czy większość została policzona zgodnie z wymaganym progiem. Czy tajność wyborów została zachowana. Na te pytania odpowiada protokół z systemu, a nie pamięć sekretarza.
Co musi zapewnić system, żeby wynik dało się obronić
- Listę uprawnionych wgraną przed otwarciem głosowania i jeden kod na osobę, żeby nikt nie głosował dwa razy.
- Kworum liczone według statutu, w procentach albo liczbowo, z podglądem frekwencji na żywo.
- Właściwą większość, na przykład zwykłą, bezwzględną albo dwie trzecie przy zmianie statutu.
- Głosowanie tajne tam, gdzie tego wymaga statut, bez łączenia nazwiska z treścią głosu. Jak to działa, opisuje strona o głosowaniu tajnym online.
- Czas otwarcia i zamknięcia, a po zamknięciu brak możliwości zmiany wyniku.
- Protokół PDF z liczbą uprawnionych, frekwencją, wynikiem każdej uchwały i znacznikiem czasu.
Brak któregokolwiek z tych elementów nie unieważnia uchwały sam z siebie, ale daje przeciwnikowi argument. Dlatego przy zakupie warto przejść przez listę kontrolną wyboru systemu.
Jak przeprowadzić walne zebranie z głosowaniem online
Przed zebraniem sprawdź zapis statutu o trybie obradowania. Jeśli zebranie ma być hybrydowe, ustal, kto głosuje w sali, a kto zdalnie, i wpisz oba tryby do porządku obrad. Potem w systemie zrób cztery rzeczy.
- Wgraj listę członków lub właścicieli i ustaw kworum oraz wymaganą większość dla każdej uchwały.
- Dodaj uchwały w kolejności porządku obrad. Wybory władz ustaw jako tajne, pozostałe jako jawne.
- Wyślij kody mailem, a w trakcie zebrania obserwuj frekwencję i wyślij przypomnienie do tych, którzy jeszcze nie zagłosowali.
- Zamknij głosowanie, pobierz protokół PDF i wyniki w pliku XLSX, i dołącz je do protokołu zebrania.
Pełny scenariusz dla zgromadzeń znajdziesz na stronie walne zgromadzenie online, a dla organizacji członkowskich na stronie o systemie do głosowania dla stowarzyszeń.
Co zrobić z protokołem po zamknięciu głosowania
Protokół z systemu dokumentuje wynik, ale protokół zebrania podpisują osoby wskazane w statucie, zwykle przewodniczący i protokolant. Jeżeli organizacja podpisuje dokumenty elektronicznie, przyda się wcześniej uporządkowana ścieżka akceptacji, na przykład w narzędziu do elektronicznego podpisywania dokumentów. Dopiero podpisany dokument trafia do księgi uchwał.
Ile to kosztuje
Plan Start (249 zł netto miesięcznie) obsługuje jawne i tajne głosowanie z protokołem PDF. Waga głosów według udziałów oraz kworum liczone według udziałów wchodzą w plan Zespół za 599 zł. Płatność roczna to połowa ceny miesięcznej, więc jedno doroczne zebranie najtaniej rozliczysz, wykupując abonament na czas przygotowań. Szczegóły i limity są w cenniku, a przykładowe rachunki w tekście o koszcie systemu do głosowania.
Czy głosowanie online na walnym zebraniu jest ważne
Tak, jeżeli statut albo przepisy właściwe dla organizacji dopuszczają udział zdalny, a organizacja potrafi wykazać uprawnionych, kworum i wynik. Sprawdź statut przed uruchomieniem głosowania. W razie wątpliwości zapytaj prawnika.
Czy głosowanie online może być tajne
Tak. System zapisuje, że uprawniona osoba zagłosowała, ale nie łączy jej nazwiska z treścią głosu. Do protokołu trafia wynik i liczba głosujących, bez przypisania głosów do osób.
Czy potrzebny jest zapis w statucie
Zwykle tak. Stowarzyszenia i spółdzielnie opierają tryb obrad na statucie lub regulaminie, więc brak zapisu o udziale zdalnym to najczęstsze źródło sporu. Dopisanie go uchwałą walnego to zwykle krótka zmiana.
Czy dostanę fakturę VAT
Tak, faktura VAT jest wystawiana od razu po opłaceniu abonamentu.